Afdelingsbestyrelsens forretningsorden   Hent som PDF 

vedtaget 5.april 2018

§1
Bestyrelsen består af fem bestyrelsesmedlemmer, som er valgt på et afdelingsmøde.
På det ordinære afdelingsmøde i lige år vælges to bestyrelsesmedlemmer og i ulige år vælges en formand og to bestyrelsesmedlemmer.
Med hensyn til tavshedspligt, inhabilitet, ansvar og pligter gælder de alment gældende regler.

§2
Efter hvert afdelingsmøde, hvor valg har fundet sted, konstituerer bestyrelsen sig med én kasserer.

§3
Suppleanter og ejendomsmester deltager i bestyrelsens møder med tale og forslagsret, men uden stemmeret. Driftschefen og gæster kan inviteres, når det skønnes nødvendigt ved behandling af et eller flere punkter på dagsordenen. Den øvrige bestyrelse skal dog informeres senest ved dagsordenens udsendelse.

§4
Bestyrelsen afholder mindst et møde hver måned – den første torsdag i måneden. Formanden kan indkalde til møde, når det findes nødvendigt.  Formanden skal indkalde til møde, når tre bestyrelsesmedlemmer anmoder herom. Udsendes sager til skriftlig godkendelse, skal der afholdes møde, hvis blot et bestyrelsesmedlem kræver det.
I juli måned afholdes ingen møder.

§5
Formanden indkalder de faste møder pr. mail med mindst én uges varsel og meddeler på forhånd medlemmerne en dagsorden. Dagsordenen kan ved mødets begyndelse udvides af medlemmerne.
Ekstraordinære møder indkaldes med mindst 24 timers varsel.
Bestyrelsens møder må højst være af tre timers varighed. Hvis der ligger sager, der gør nødvendigt at fortsætte udover dette tidspunkt, skal alle bestyrelsesmedlemmer være indforstået hermed.

§6
Bestyrelsens møder ledes på skift af bestyrelsens medlemmer.
Kassereren fører regnskab over afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb, og reviderer alle regnskaber for udvalg og klubber under AB Solhusene.
Afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb revideres af en revisor udpeget af afdelingsbestyrelsen.
Sekretæren skriver referat af alle bestyrelsens møder.
Udvalgsformændene sikrer, at der skrives referat af alle udvalgets møder.
Referater fra bestyrelsesmøderne udsendes senest 14 dage efter mødets afholdelse til godkendelse på det efterfølgende bestyrelsesmøde. Bestyrelsen har tre dage til indsigelser efter modtagelse mod referatet, før det fremsendes til andre instanser. Indsigelsen skal tilføjes referatet.
Ét referat sendes til administrationen.

§7
Suppleanten indtræder som ordinært medlem af bestyrelsen, når et medlem har meddelt at udtræde, eller hvis et medlem uden meddelt afbud er udeblevet fra to på hinanden følgende bestyrelsesmøder.

 
§8
Sager hvorom der ikke er enighed i bestyrelsen afgøres ved afstemning hvor almindelig flertal er afgørende. Står stemmerne lige bortfalder forslaget eller afgørelsen udsættes til næste møde. Afstemningen foregår ved håndsoprækning.

§9
Bestyrelsen kan nedsætte udvalg til at varetage særlige opgaver. Man kan i sådanne udvalg efter bestyrelsens skøn optage medlemmer, som ikke har sæde i bestyrelsen. Formanden for udvalget bør dog være bestyrelsesmedlem eller suppleant.

§10
Et udvalg nedsat af bestyrelsen fungerer under ansvar overfor denne og kan kun disponere i henhold til de retningslinjer, der fastsættes af bestyrelsen. Udvalget skal indstille alle sager med tilknytning til deres område til bestyrelsens afgørelse.

§11
Efter hvert afdelingsmøde, hvor nyvalg har fundet sted, oplæses denne forretningsorden for godkendelse af den nyvalgte bestyrelse.

Denne forretningsorden skal altid være i overensstemmelse med de gældende love for afdelingen. Under hensyntagen hertil kan den ændres efter forslag der vedtages på et bestyrelsesmøde og godkendes på det næste, sammen med referatet, hvor forretningsordenen blev vedtaget.

Forretningsordenen er udarbejdet på et afdelingsbestyrelsesmøde den 5. april 2018

Bilag:

Retningslinjer for udbetaling af udgifter i forbindelse med afdelingsbestyrelsens deltagelse i kurser, møder, konferencer og indkøb

Udbetaling af kørselsgodtgørelse:
Kørselsgodtgørelse kan dækkes, hvis denne ikke er dækket på anden vis.
Kørselsgodtgørelse fastsættes til 1,92 kr. pr. km.
Beløbet for kørsel i egen bil må dog ikke overstige, hvad det ville koste at benytte offentlige transportmidler, hvis dette er muligt.

Godtgørelse for andre udgifter
Bestyrelsen arbejder ulønnet. Dokumenterede udgifter kan kun dækkes med bestyrelsens forhåndsgodkendelse

Vedtaget på afdelingsbestyrelsesmøde den 5. april 2018